2020 став періодом істотних змін для бізнесу. Соціально-дистанційна робота стала, скоріше, необхідністю, ніж вибором, через що керівники постали перед проблемою – як налагодити процес керівництва всередині команди та співробітництво поза нею.
Мікроменеджмент в умовах, що склалися, став менш ефективним, а іноді й зовсім перестав приносити результат, тому що процеси стали віддаленими. Тому складовими, на яких базується якісна віддалена робота, стали:
1. Продуктивна інфраструктура і якісне, правильно налаштоване обладнання (потужні сервера, data-центри, швидкісний інтернет).
2. Зручний доступ до інформації при максимальному рівні інформаційної безпеки. Співробітники не повинні стикатися з проблемами роботи тільки через віддалений робочий стіл або доступу тільки з певного обладнання.
3. Якісне управління командою.
Реалізація останнього пункту виявилася найскладнішою. Адже в умовах перебування в офісі управління базувалося на частковому отриманні інформації від колег і опікуванні процесу керівником. І низька результативність роботи окремо взятого співробітника була практично непомітною на тлі загальної роботи команди.
А в нинішніх умовах результат роботи кожного окремо взятого співробітника безпосередньо впливає на загальний результат. Тому важливими принципами стають:
1. Регулювання діяльності. Для цього існує велика кількість інструментів: чек-листи, регламенти, EPS, RAM, контрольні списки. Все це повинно бути доступно кожному співробітнику з можливістю уточнити та поставити запитання.
2. BSC – збалансована система показників. Вона є інструментом стратегічного управління результативністю, що дозволяє відстежувати виконання завдань співробітниками.
3. Професійне управління. Варто дотримуватися принципів адміністративного менеджменту, коли керівник організовує роботу таким чином, що кожен співробітник чітко знає, як потрібно виконувати завдання і не може виконати їх неправильно. При цьому за результат відповідає керівник.
Microsoft Teams і Pexip – кращі програми для управління, контролю та організації віддаленої роботи
Microsoft регулярно покращує продукти, і Microsoft Teams, як централізований простір для командної роботи, стає все ефективніше.
Користувачам доступні функції закритих каналів, багатовіконних чатів, можливість проводити збори та здійснювати дзвінки, тобто всі засоби для комунікації зібрані на одній платформі.
А також можливість інтеграції завдань з додатками Планувальник і ToDo.
Оптимізація роботи Microsoft Teams і Outlook дозволяє швидко і безперешкодно передати упаковку листів в канал Teams з подальшим обговоренням.
І навіть якщо у співробітників немає комп’ютерів, вони отримують безпечний доступ до сервісу і глобальний вихід за допомогою смс-повідомлень з мобільних пристроїв.
А за допомогою функції «Завдання» користувачам доступна функція публікації завдань, їх розподілу між співробітниками й контролю виконання.
Корпоративна платформа відеоконференц-зв’язку, можливості якої стали особливо актуальними в умовах дистанційної роботи – Pexip.
Це незалежне від пристроїв хмарне рішення підтримує всі професійні системи конференц-зв’язку (Polycom, Sony, Huawei, Cisco та ін.), Гарантує підключення користувачів Microsoft Teams, Skype, Skype for Business, Google Meet, дає можливість під’єднати мобільні телефони на IOS і Android, і легко масштабується до будь-якого числа учасників.
При цьому проведення спільних зустрічей дає не тільки можливість спілкуватися, а й повноцінно обмінюватися аудіо, відео та іншим контентом.
Нові виклики часу вимагають нових управлінських рішень. І чим швидше вони будуть розроблені та впроваджені, тим швидше бізнес продовжить рухатися в правильному напрямку.